Le service des ressources humaines a l’importante mission de s’assurer que l’entreprise dispose du personnel adéquat pour fonctionner correctement. Les enjeux des RH ne cessent d’évoluer pour simplifier les processus de travail de l’entreprise. Pour être plus efficace, mais aussi dans le souci de préserver l’environnement, cette dernière doit procéder à la dématérialisation des bulletins de paie de ses salariés. L’objectif est ainsi d’amoindrir les coûts, d’optimiser la productivité, de réduire l’empreinte écologique, mais surtout d’améliorer l’image de marque de l’entreprise. Retrouvez dans cet article les différentes raisons de dématérialiser les bulletins de salaire de vos employés.
Dématérialisation des bulletins par un prestataire : un gain de temps et d’argent
La dématérialisation des fiches de paie offre à une entreprise un gain de temps et d’argent considérable : pour ce faire, vous pouvez solliciter les services d’AMC Conseil, un prestataire expérimenté qui vous conseillera dans cette démarche.
Tout d’abord, il faut savoir que la Loi Travail exige la dématérialisation des RH depuis le 1er janvier 2017. Cette même loi impose leur conservation durant 50 ans et les fichiers doivent être consultables et disponibles. Ces données doivent donc être accessibles aux employés dans leur compte personnel d’activités (CPA).
Pour que la dématérialisation puisse donc porter ses fruits, il est aussi primordial d’assurer la transmission des données. Et celles des employés doivent être parfaitement sécurisées. C’est pourquoi une entreprise doit avoir recours à un prestataire spécialisé. En faisant appel à des professionnels, elle évite la non-falsification de chaque document et garantit l’inviolabilité des données.
Travailler avec un prestataire permet à votre entreprise de réaliser des économies considérables, que ce soit pour les coûts d’impression, la distribution manuelle ou la mise sous pli des bulletins de paie, entre autres. Cela aide également à réaliser des économies au niveau de l’archivage et de certaines tâches très répétitives. La mise en place de la dématérialisation optimise donc la productivité du personnel.
Un gain de productivité grâce à l’automatisation des processus
L’automatisation des processus de paie contribue également au gain de productivité de l’entreprise. En effet, le personnel sera déchargé de toutes les tâches relatives aux bulletins de paie papier. La dématérialisation leur évite les tâches chronophages et leur permet de se concentrer davantage sur des tâches plus importantes. Ainsi, ils peuvent assurer un rendement optimal.
Il ne faut pas oublier que cette solution limite l’encombrement avec l’archivage et optimise la disponibilité des collaborateurs sur les tâches stratégiques, comme le développement des talents et la recherche de personnel qualifié.
La dématérialisation rend la fiche de paie accessible immédiatement en cas d’inspection fiscale, du travail ou de l’URSSAF. Les salariés ont également la possibilité de réimprimer leurs bulletins de paie en toute autonomie, sans solliciter quiconque et faire perdre du temps au service RH.
Bulletins de paie dématérialisés : une démarche écoresponsable
En vous orientant vers la dématérialisation, vous adoptez également une démarche écoresponsable. Pour assurer la bonne image de votre entreprise, une telle démarche est fondamentale. L’amélioration de la productivité reste cependant l’objectif premier de la dématérialisation. Mais permettre à l’entreprise de contribuer à la préservation de l’environnement est toujours une excellente chose.
