Que vous possédiez un email gmail, outlook ou autre, vous croulez certainement sous les mails qui arrivent dans votre boîte à toute vitesse. Bien sûr une bonne partie s’avère être du spam. Cela étant, gérer ses emails au quotidien demande du temps. Alors autant mettre en place quelques astuces profitables pour que votre boîte mail ne soit plus en désordre d’une part, et que vous traitiez les messages importants en priorité d’autre part…
1. Fermez votre boîte mail
C’est le conseil n°1 : arrêtez de vous connecter toutes les 30 minutes à votre boîte mail. Cela vous fait perdre trop de temps et ça vous empêche de traiter vos taches importantes et urgentes. Tout comme votre bureau (le meuble) doit être rangé et vide de toutes sortes d’objets inutiles qui vous déconcentrent, votre bureau (celui de votre ordinateur) doit contenir uniquement le logiciel ou l’application dont vous avez besoin sur le moment.
2. Reportez vos réponses
Si cela peut paraître anti professionnel de répondre rapidement à un mail (moins de 2 heures après la réception du message), c’est bénéfique pour vous faire gagner du temps. Sous cet aspect contradictoire il y a 2 raisons à cela :
- Il arrive fréquemment que des personnes vous posent une question dont la réponse est facilement accessible, sur votre site notamment. De ce fait en faisant patienter un peu l’expéditeur du mail, celui-ci se met à chercher le renseignement dont il a besoin. Ainsi vous pouvez voir un 2ème mail de cette même personne vous précisant qu’il a finalement obtenu l’information demandée.
- Aussi lorsque vous répondez rapidement à vos mails, cela part d’un bon sentiment de satisfaire pleinement vos prospects, clients, collègues… mais bien souvent cela débouche sur une suite de messages qui ont pour conséquence d’apporter d’autres questions. Et ça n’en finit pas. C’est donc un peu le même constat que dans le 1er cas où l’expéditeur du message va finalement chercher un peu de son côté dans la FAQ notamment, pour avoir les informations plus rapidement.
3. Consultez votre boîte de messagerie à certains moments
Fixez-vous 2 ou 3 moments dans la journée pendant lesquels vous êtes connecté à votre boîte mail. Le matin en arrivant au travail ou en ouvrant votre ordinateur chez vous si vous êtes freelance, puis vers 14 heures après la pause déjeuner, et enfin vers 17-18 heures, un peu avant de terminer votre journée. Cela suffit amplement et vous êtes suffisamment averti dans des temps raisonnables si une urgence se manifeste. Cela habitue encore une fois vos interlocuteurs à ne pas recevoir une réponse instantanée.
4. Utilisez l’auto-répondeur
Préparez des emails qui peuvent vous servir pour apporter quelques précisions importantes et souvent les réponses que vos interlocuteurs se posent. Ce genre de messages se rédigent une fois que vous avez l’expérience, que vous avez traité des centaines ou même des milliers d’emails. Par exemple vous pouvez préciser que le message de l’expéditeur vous est bien parvenu. Selon l’heure à laquelle il est réceptionné, vous précisez qu’une réponse sera apportée à tel moment de la journée ou dans un certain nombre d’heures approximatif. Vous pouvez en profiter pour apporter des informations qui sont les réponses aux questions les plus fréquentes que vous avez l’habitude de lire.
5. Rassemblez vos boîtes de messagerie
Vous avez sûrement plusieurs adresses mail chez gmail, outlook, et autres service de messagerie. Arrêtez de perdre du temps à ouvrir chacune d’elles, à chercher vos mots de passe pour y accéder, etc… Préférez une application spécifique à la messagerie, du type Unipile, qui s’avère être une très bonne solution d’unification de vos différentes messageries. Vous disposez ainsi de tous vos emails sur une même interface, que vous classez par ordre chronologique, par onglets, etc… Vous pouvez même créer des dossiers et des labels afin que le rangement de vos emails reçus soit optimal.
En suivant ces quelques conseils, vous arrêtez de perdre du temps en ayant le sentiment de passer les ¾ de vos journées dans votre boîte d’emails. Mais une chose est sûre, répondez à chacun d’entre eux, ne serait-ce que par correction !
